Menyimpan dan Berbagi Dokumen

Pengantar

Ketika Anda membuat dokumen baru di Word, Anda harus tahu bagaimana cara menyimpannya sehingga Anda dapat mengakses dan mengeditnya nanti. Seperti versi Word sebelumnya, Anda dapat menyimpan file ke komputer Anda. Jika Anda suka, Anda juga dapat menyimpan file ke awan menggunakan OneDrive . Anda bahkan dapat mengekspor dan berbagi dokumen langsung dari Word.

Tonton video di bawah untuk mempelajari cara untuk menyimpan dan berbagi dokumen Word.

Save dan Save As

Word menawarkan dua cara untuk menyimpan file: Save dan Save As. Pilihan ini bekerja dengan cara yang sama, dengan beberapa perbedaan penting.

Tentang OneDrive

Kebanyakan fitur di Microsoft Office, termasuk Word, diarahkan menyimpan dan berbagi dokumen secara online. Hal ini dilakukan dengan OneDrive, yang merupakan ruang penyimpanan online untuk dokumen dan file. Jika Anda ingin menggunakan OneDrive, pastikan Anda masuk ke Word dengan akun Microsoft Anda. Tinjau pelajaran kita tentang Memahami OneDrive untuk mempelajari lebih lanjut.

Mmenyimpan dokumen:

Sangat penting untuk menyimpan dokumen Anda setiap kali Anda memulai sebuah proyek baru atau melakukan perubahan terhadap file yang sudah ada. Menyimpan diawal waktu dan sesering mungkin dapat mencegah apa yang Anda kerjakan hilang. Anda juga harus memperhatikan di mana Anda menyimpan dokumen sehingga akan memudahkan untuk mencarinya kemudian.

  1. Cari dan pilih perintah Save pada Quick Access Toolbar.
    klik perintah Save pada Quick Access toolbar
  2. Jika Anda menyimpan file untuk pertama kalinya, panel Save As akan muncul dalam tampilan Backstage.
  3. Anda kemudian harus memilih dimana ingin menyimpan file dan memberi nama file. Klik Browse untuk memilih lokasi di komputer Anda. Anda juga dapat mengklik OneDrive untuk menyimpan file ke OneDrive Anda.
    mengklik Telusuri
  4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan dokumen.
  5. Masukkan nama file dokumen, lalu klik Save.
    menggunakan kotak dialog Save As
  6. Dokumen akan disimpan. Anda bisa klik perintah Save lagi untuk menyimpan perubahan seperti halnya Anda mengedit dokumen.

Anda juga dapat mengakses perintah Save dengan menekan Ctrl + S pada keyboard Anda.

Menggunakan Save As untuk membuat salinan

Jika Anda ingin menyimpan versi yang berbeda dari dokumen sambil menjaga file aslinya, Anda dapat membuat salinan. Misalnya, jika Anda memiliki file bernama Sales Report, Anda bisa menyimpannya sebagai Sales Report 2 sehingga Anda dapat mengedit file baru namun masih merujuk kembali kepada file versi asli.

Untuk melakukan ini, Anda cukup klik perintah Save As dalam tampilan Backstage. Sama seperti saat menyimpan file untuk pertama kalinya, Anda harus memilih tempat untuk menyimpan file dan memberikan nama file baru.

mengklik perintah Save As

Mengubah lokasi default penyimpanan:

Jika Anda tidak ingin menggunakan OneDrive, Anda dapat menjadi bingung karena OneDrive dipilih sebagai lokasi default saat menyimpan. Jika Anda tidak menyukai ini, Anda dapat mengubah lokasi penyimpanan default sehingga PC akan dipilih secara default.

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage.
    mengklik tab File untuk membuka tampilan Backstage
  2. Klik Options.
    Mengklik Pilihan dalam tampilan Backstage
  3. Kotak dialog Word Options akan muncul. Pilih Save di sebelah kiri, centang kotak di samping Save to Computer secara default, kemudian klik OK. Default menyimpan lokasi akan berubah.
    Mengubah lokasi penyimpanan default

AutoRecover

Word secara otomatis menyimpan dokumen Anda ke folder sementara ketika Anda bekerja pada mereka. Jika Anda lupa untuk menyimpan perubahan atau jika Word crash, Anda dapat memulihkan file menggunakan AutoRecover.

Menggunakan AutoRecover:

  1. Buka Word. Jika file versi autosave yang ditemukan, panel Document Recovery akan muncul di sebelah kiri.
  2. Klik untuk membuka file yang tersedia. Dokumen akan dipulihkan.
    memulihkan dokumen dengan fitur AutoRecover

Secara default, Word melakukan AutoSaves setiap 10 menit. Jika Anda mengedit dokumen kurang dari 10 menit, Word tidak dapat membuat versi autosave.

Jika Anda tidak melihat file yang Anda butuhkan, Anda dapat menelusuri semua file autosave dari tampilan Backstage. Pilih tab File, klik Manage Versions, kemudian pilih Recover Unsaved Document yang belum disimpan.

mengakses semua versi yang belum disimpan

Mengekspor dokumen

Secara default, dokumen Word disimpan dalam jenis file .docx. Namun, ada kalanya Anda perlu menggunakan jenis file lain, seperti PDF atau Word 97-2003. Sangat mudah untuk mengekspor dokumen Anda dari Word untuk berbagai jenis file.

Mengekspor dokumen sebagai file PDF:

Mengekspor dokumen Anda sebagai dokumen Adobe Acrobat, umumnya dikenal sebagai file PDF, dapat sangat berguna jika Anda berbagi dokumen dengan seseorang yang tidak memiliki Word. Sebuah file PDF akan memungkinkan bagi penerima untuk melihat tetapi tidak bisa mengedit isi dokumen Anda.

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, pilih Export, kemudian pilih Create PDF / XPS.
    memilih perintah Export as PDF
  2. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor dokumen, masukkan nama file, kemudian klik Publish. mengekspor dokumen sebagai file PDF

Jika Anda perlu mengedit file PDF, Word memungkinkan Anda untuk mengkonversi file PDF ke dalam dokumen yang dapat diedit. Baca panduan kami tentang Editing PDF Files untuk informasi lebih lanjut.

Mengekspor dokumen dengan jenis file lainnya:

Anda mungkin akan merasa sangat membantu apabila mengekspor dokumen Anda ke jenis file lain, seperti dokumen Word 97-2003 jika Anda perlu berbagi dengan orang-orang menggunakan versi lama dari Word atau sebagai file .txt jika Anda memerlukan versi plain-text dokumen Anda.

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, pilih Export, lalu pilih Change File Type.
    memilih Change FileType
  2. Pilih jenis file, lalu klik Save As.
    memilih jenis file untuk diekspor
  3. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor dokumen, ketikkan nama file, lalu klik Save.

Anda juga dapat menggunakan menu drop-down Save as type di kotak dialog Save As untuk menyimpan dokumen dalam berbagai jenis file.

memilih jenis file dari kotak menu drop-down Save As Type

Berbagi dokumen

Word membuatnya mudah untuk berbagi dan berkolaborasi dokumen menggunakan OneDrive . Di masa lalu, jika Anda ingin berbagi file dengan seseorang, Anda bisa mengirimkannya sebagai lampiran email. Meskipun nyaman, cara ini juga membuat beberapa versi dari file yang sama, yang dapat sulit untuk dikelola.

Ketika Anda berbagi dokumen dari Word, Anda benar-benar memberikan orang lain akses ke file yang sama persis. Hal ini memungkinkan Anda dan orang yang Anda bagi untuk mengedit dokumen yang sama tanpa harus melacak beberapa versi.

Dalam rangka untuk berbagi dokumen, terlebih dahulu harus disimpan ke OneDrive Anda.

Berbagi dokumen:

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, kemudian klik Share.
    mengklik pilihan Share dalam tampilan Backstage
  2. Panel Share akan muncul.

Berikut adalah cara yang berbeda untuk berbagi dokumen.

Tantangan!

  1. Buka dokumen praktek kami.
  2. Gunakan Save As untuk membuat salinan dokumen. Namai salinan baru menjadi Saving Challange Practice. Anda dapat menyimpannya ke folder di komputer Anda atau OneDrive Anda.
  3. Ekspor dokumen Anda sebagai PDF.